ACCOUNTS RECEIVABLE RECEIVABLE   ió á simplå accountó receivablå prograí foò  uså bù  aî individuaì oò smalì business®  Thå prograí permitó  eitheò postinç tï aî account¬ oò generatinç á monthlù statement. RECEIVABLE   requireó  á  namå anä  addresó  filå  previouslù createä bù thå useò witè thå prograí NAD ® Thå  prograí  ió  initiateä bù  typinç  RECEIVABLES ¬  anä  á carriage return. The screen is cleared and the message ACCOUNTS RECEIVABLE PROGRAM PACKAGE CHOSE FROM EITHER: (1) POST TO AN ACCOUNT (2) GENERATE AN STATEMENT ENTER THE NUMBER OF YOUR CHOICE ió displayed® Regardlesó oæ youò choice¬ thå prograí wilì prompô with the message: ENTER NAME & ADDRESS FILE AS DRIVE:NAME.EXT Enteò  thå  namå  oæ thå filå aó iô waó createä bù thå  namå  anä addresó prograí (e.g®  B:OFFICE.NAD)®  RECEIVABLES wilì nexô asë for the name of the account: ENTER THE NAME OF ACCOUNT _____________________________ Yoõ  shoulä enteò thå namå preciselù aó iô ió listeä iî thå  filå oæ namå anä addresses®  Notå thaô uð tï 3° letteró oò spaceó maù bå useä (numberó arå treateä aó letters)®  Thå prograí wilì theî ask IS THIS A NEW ACCOUNT? Y/N Iæ yoõ enteò á 'Y'¬  Versioî 1.° oæ RECEIVABLES ¬  wilì prompô yoõ tï exiô tï thå CP/Í operatinç systeí (bù typinç á controì C)¬ anä enteò  thå  namå anä addresó (account© intï thå appropriatå  filå prioò  tï runninç RECEIVABLES. Enterinç aî 'N§ wilì  permiô  thå program to search the file for the account. Iæ  yoõ havå selecteä thå firsô menõ option-- posô tï  aî account-- RECEIVABLES wilì prompt IÓ THIÓ THÅ FIRSÔ INVOICÅ EVEÒ POSTEÄ TÏ THIÓ ACCOUNT¿ Y/N Š 1 Bå careful¡ Notå thaô thå questioî isº ió thió thå firsô invoicå EVER posteä  tï thió account®  Excepô foò thå verù firsô timå thå prograí  ió  ruî foò á particulaò account¬  thå  answeò  tï  thió questioî shoulä bå 'N' . Iæ  yoõ havå selecteä thå seconä menõ option-- generatå á statement-- thå latteò questioî ió noô asked. Aô  thió  poinô iî ouò discussion¬  iô  ió  necessarù  tï elaboratå  á  littlå  oî ho÷ RECEIVABLES anä NAD   actuallù  work® Eacè timå á namå anä addresó ió entereä tï thå file¬  NAD assignó aî accounô numbeò tï thå record® (Thå accounô numbeò ió actuallù thå  recorä number.© Afteò yoõ enteò thå namå oæ thå  file¬  anä thå  account¬  RECEIVABLES   locateó thå accounô iî thå  namå  anä addresó  file¬   anä  readó  thå  accounô  number®  Iæ  yoõ  arå generatinç á statement¬ iô searcheó thå assigneä disã (iô assumeó thaô  botè thå namå anä addresó file¬  anä thå filå oæ  invoices¬ arå botè oî thå samå drive!© foò á filå whoså namå ió thå accounô number¬  anä whoså extensioî ió 'INV'® Foò example¬ iæ thå thirä recorä oæ thå namå anä addresó filå B:OFFICE.NAD¬ ió 'ACMÅ LUMBEÒ YARDÓ   234µ  BROADROCË  ROAÄ  RICHMONÄ  VIRGINIÁ  2322¹   SALEÓ MANAGER'¬   RECEIVABLES    wilì   posô  invoiceó   tï   thå   filå 'B:0003.INV'¬  anä  reaä froí thió filå wheî generatinç á monthlù statement. Iæ yoõ wisè tï seå thå currenô invoices¬ anä balance¬ foò á particulaò account¬ buô dï noô wisè tï generatå á statement¬ do NOT selecô menõ optioî twï (generatå á statement)¡ Rather¬ choså thå  firsô optioî (posô tï aî account)¬  anä exiô directlù tï thå filå listinç aó detaileä below. Thió  ió becauså RECEIVABLES automaticallù (l© writeó thå entirå .INÖ filå foò thå accounô tï á ne÷ filå identifieä bù  thå montè oæ thå statement¬ anä (2© re-createó thå .INÖ filå witè thå balancå duå froí thå statement®  Foò example¬  iæ á statemenô ió generateä foò Acmå Lumbeò Yards¬ foò thå montè oæ September¬ and thå totaì duå foò thaô montè (statement© ió 126.89¬  theî alì thå invoiceó  previouslù fileä iî B:0003.INÖ wilì bå writteî intï thå filå  B:0003.SEP¬  anä thå filå B:0003.INÖ wilì contaiî onlù  thå balancå 126.89®  Iî October¬  thå olä balancå wilì bå identifieä oî  thå statemenô aó 'PREVIOUÓ BALACE§ anä addeä tï anù  invoiceó posted during October, to equal the balance due for October. Iô  ió suggested¬  thaô wheî yoõ posô thå paymenô foò thå previouó month'ó statement¬  thaô yoõ uså thå wordó 'PRIOR§ 'BAL- ANCE§ foò thå invoicå numbeò anä purchaså ordeò  number¬  respec- tively®  Thió  wilì neatlù identifù á paymenô oî thå  subsequenô statement (and distinguish a payment from any other credit). Wheî  thå  seconä menõ optioî ió  selected¬  thå  prograí prompts across the top of the screen with MO/DA/YR INVOICE # PURCH ORDER # AMOUNT CORRECT Enteò  eacè  piecå oæ informatioî followeä bù á carriagå  return® Š 2 Excepô  foò thå amount¬  letteró anä numberó arå  considereä  thå same®  Hencå  aî invoicå numbeò oæ R6574-Á ió permissible®  Onlù twï  characteró arå permitteä foò thå month¬  daù oò  year®  Thå invoicå  numbeò maù havå uð tï siø characters¬  anä thå  purchaså ordeò  number¬  uð  tï l0®  Thå amounô ió  considereä  á  'real§ number¬ anä maù havå thå rangå -99,999.9¹ tï +99,999.99® Enteò á '-§ sigî iî fronô oæ thå amounô iæ iô ió á crediô tï thå account® Á  positivå sigî ('+'© doeó noô neeä tï bå entereä iæ thå  amounô ió á debiô tï thå account® Thå prograí wilì automaticalù positioî thå  cursoò afteò eacè entrù (carriagå return)®  Thå lasô entry¬ undeò thå 'CORRECT§ column¬  ió eitheò á 'Y§ oò aî  'N'¬  distin- guishinç  whetheò  thå  informatioî ió correcô  oò  incorrecô  aó entered¬  respectively®  Iæ  yoõ enteò á 'N'¬  thå prograí  wilì prompô witè á menõ representinç eacè entry® Selecô thå numbeò correspondinç  tï thå firsô piecå oæ incorrecô  information¬  anä enteò thå numbeò followeä bù á carriagå return® Thå prograí wilì eraså  thå incorrecô entry¬  repositioî thå cursoò anä awaiô  thå re-entrù  oæ  thå information®  Yoõ maù continuå tï correcô  thå informatioî untiì iô ió entirelù correct®  Aô thaô point¬ selecô thå  numbeò correspondinç tï 'Alì informatioî ió correcô  aó  en- tered'®  Thå prograí wilì eraså thå correctioî promptó anä posi- tioî  thå cursoò foò thå nexô linå oæ information®  Versioî  1.° doeó  noô permiô correctioî oæ thå informatioî afteò iô haó  beeî writteî tï thå disã filå (i.e® afteò yoõ havå answereä 'Y§ tï thå 'CORRECT§ prompt)® Versioî 1.° oæ RECEIVABLES haó onå peculiarity® Thå verù firsô timå ever¬  yoõ posô invoiceó tï á particulaò account¬  yoõ maù  enteò onlù threå beforå thå prograí asë yoõ whetheò yoõ wanô á  listinç oæ thå file®  Iæ thió ió alì yoõ havå tï  post¬  theî decidå whetheò yoõ wanô thå listing¬ and/oò exiô froí thå prograí aó describeä below®  However¬ iæ yoõ havå morå invoiceó tï post¬ answeò  'N§  tï thå listinç prompt¬  anä 'Y§ tï thå  nexô  prompô askinç whetheò yoõ wisè tï posô tï anotheò account® Re-enteò thå account name when prompted, and continue posting. Oncå  yoõ  havå  posteä  tï  á  giveî  account¬  yoõ  maù subsequentlù  enteò  aó manù invoiceó aó yoõ desirå  aô  anù  onå time® RECEIVABLES wilì noô permiô scrollinç oæ thå screeî durinç entrù oæ thå information® Wheî thå screeî ió full¬ iô wilì cleaò thå screen¬  rewritå thå prompts¬  anä repositioî thå cursor¬ foò you to continue. Wheî yoõ havå finisheä enterinç alì thå invoiceó yoõ havå foò á particulaò account¬  enteò á '00' foò thå month¬ á carriagå return¬  anä á carriagå returî foò thå day¬ year¬ invoicå number¬ anä purchaså ordeò number®  Enteò á '0' foò thå amounô anä á 'Y' foò 'CORRECT'® Thå prograí wilì theî prompt DO YOU WANT A LISTING OF THE FILE? Y/N Iæ yoõ saù 'Y'¬ iô wilì asë whetheò yoõ wanô á 'HARDCOPY'® Á 'Y§ wilì  causå  thå prograí tï lisô thå filå (includinç thå  currenô balance© oî youò printer®  Aî 'N§ wilì causå thå prograí tï  lisô thå  filå anä balancå oî youò CRT®  Aó usual¬  scrollinç wilì bå Š 3 inhibited¬  anä  wheî thå screeî ió full¬  yoõ wilì bå  askeä  tï enteò  á carriagå returî tï continue®  Iæ therå ió morå thaî onå pagå oæ listing¬  thå pageó arå numbered®  Iî addition¬  thå ac- counô namå anä addresó ió printeä oò displayeä aô thå toð oæ  thå firsô  page®  Thå  balancå ió writteî aô thå bottoí oæ thå  lasô pagå oæ thå statement® Creditó arå clearlù identified. Afteò thå listinç ió complete¬ oò iæ yoõ havå decideä noô tï  lisô thå file¬  thå prograí wilì asë yoõ whetheò yoõ wisè  tï posô invoiceó tï anotheò account®  Iæ yoõ do¬  enteò á 'Y'¬  anä thå  accounô  namå wheî askeä tï dï so®  Iæ yoõ dï noô  wisè  tï enteò anù furtheò invoices¬  enteò aî 'N'¬  anä thå prograí  wilì exiô tï thå CP/Í operatinç system® Iæ   yoõ  havå  selecteä  menõ  optioî  twï  (generatå  á statement)¬ thå prograí will¬ afteò promptinç yoõ foò thå accounô name¬ anä whetheò iô ió á ne÷ account¬ asë yoõ foò thå month¬ daù anä  yeaò oæ thå statement®  Enteò thió informatioî NUMERICALLY¡ Foò example¬  iæ thå datå oæ thå statemenô ió Septembeò 5¬  l981¬ enteò '09§ carriagå return¬  '05§ carriagå return¬ '81§ carriagå return®  RECEIVABLES useó thió datå tï generatå thå extensioî oæ thå monthlù filå (aó describeä above»  e.g®  B:0003. SEP )¬  anä aó the date for the 'PRIOR BALANCE' written to the .INV file. Aó  witè thå firsô optioî (postinç tï  aî  account)¬  yoõ maù eitheò lisô thå statemenô oî thå CRT¬  oò prinô thå statemenô on your printer. Afteò thå prograí generateó thå statement¬ yoõ wilì agaiî havå thå opportunitù tï eitheò generatå additionaì statementó foò otheò accounts¬ oò exiô tï thå CP/Í operatinç system® DÏ NOÔ FORGEÔ THAÔ THÅ .INÖ FILÅ IÓ RE-WRITTEÎ EACÈ  TIMÅ Á  STATEMENÔ IÓ GENERATED®  Thå informatioî ió noô lost®  Iô ió writteî intï thå accounô filå witè aî extensioî representinç  thå firsô  threå  letteró  foò  thå montè  oæ  thå  statement®  Alsï remembeò thaô thå .NAD¬  .INÖ anä monthlù filå arå alì maintaineä oî thå 'B' drive. 4  .