6.2. Introducción a Calc (hoja de cálculo de OpenOffice).

Una vez se ha presentado el procesador de textos Writer será más sencilla la adaptación al resto de los componentes de OpenOffice. Muchas herramientas son las mismas y se encuentran en el mismo lugar dentro del menú principal o en las barras.

Para introducir el programa Calc deberíamos comenzar por definir lo que es una hoja de cálculo y podríamos decir que se trata de un programa que intenta aprovechar las ventajas informáticas y matemáticas para manejar y realizar cálculos sobre datos con bastante eficacia si éstos han sido previamente organizados. Una hoja de cálculo no utiliza exclusivamente fórmulas matemáticas; son también muchas las funciones que usan texto y las posibilidades que tiene para un docente son inmensas: calcular calificaciones de manera casi inmediata pudiendo variar los datos según nuestro criterio, imprimir etiquetas para sobres, realizar cálculos de los informes de asistencia a clase, estudios sobre las calificaciones de nuestra tutoría, ...

Realizaremos también aquí una pequeña introducción al manejo de Calc, la hoja de cálculo que incorpora OpenOffice, pero aclaramos antes que las funciones que se van a presentar son una minúscula muestra de lo que podemos hacer realmente (es difícil encontrar limitaciones).

6.2.1. ¿Cómo entrar en Calc?

Entrar en Calc es igual de fácil que entrar en Writer. En el escritorio de GuadaLinex hay que acceder a Aplicaciones->Oficina->Hoja de cálculo de OpenOffice.org, con lo que nos encontraremos con el panorama que muestra la siguiente imagen.

Una vez dentro comprobamos la similitud del entorno de Calc con Writer. Las distintas barras son muy parecidas: también encontramos aquí la barra de menú, la barra de funciones, la barra de objetos, la barra de herramientas y muchos iconos son iguales a los que teníamos en Writer (ni que decir tiene que además realizan las mismas funciones). Otras cosas cambian un poco y vamos a aclarar algunos detalles antes de comenzar:

Encontramos, además de las señaladas, una barra de fórmulas (marcada en la imagen con una flecha), destinada a introducir las fórmulas con las que trabajaremos: medias, sumas, porcentajes, ...

A lo largo de este apartado leeremos algunos términos habituales cuando se maneja una hoja de cálculo y que es útil conocer. Los más importantes son:

- Libro: es el archivo que creamos, es decir, el conjunto de todos los datos y fórmulas. Por ejemplo, un libro podría ser el archivo que contiene todos los datos de nuestra tutoría.
- Hoja de cálculo: es cada una de las hojas que componen el libro (aparecen en la parte inferior izquierda). En nuestro caso, podríamos tener, en el mismo libro, diferentes hojas; una para los datos personales, tres para los datos de cada evaluación, otra para los datos de asistencia, ...
- Celda: es la intersección entre una fila y una columna.
- Rango: es el conjunto de celdas que se usan para utilizar cierta función.

Cuando abrimos Calc, como hemos visto en la imagen anterior, se nos muestra un archivo nuevo, que si nos interesa podemos empezar a rellenar y guardar con el nombre que deseemos (el procedimiento de guardar es como en el procesador de textos).

Sin embargo nosotros ya tenemos creado un archivo en una subcarpeta (llamada CarpetaDeCalc) de la que por defecto nos asigna GuadaLinex; el archivo se llama EjemploDeClase.sxc (.sxc es la extensión por defecto con la que Calc crea sus ficheros). Con él trabajaremos en este apartado.

6.2.2. Abrir un documento existente.

El procedimiento es igual que en Writer. Para ello iremos a Archivo->Abrir y después señalaremos el nombre del archivo que nos interesa (EjemploDeClase.sxc) y pincharemos en Abrir (recordad cómo es el sistema de carpetas y archivos en GuadaLinex para localizar el fichero, que se encuentra en la carpeta CarpetaDeCalc).